Ez a rendszer az ORIGO KOMPLEX programcsomag önállóan is használható modulja, mely a boltok adatainak központi ellenőrzésére szolgál. A programok használata rendkívül egyszerű, nem igényel számítástechnikai ismereteket. Könnyű kezelhetőséget nyújt a jól áttekinthető, egérrel is kezelhető menürendszer, a teljes képernyős adatszerkesztési mód, valamint az, hogy a főbb funkciók a hozzájuk rendelt egyetlen billentyű lenyomásával aktivizálhatók.

Boltelszámoltatás

A boltelszámoltatási rendszer a kiskereskedelmi/áruházi egységek áru-, és pénzforgalmi adatait összesíti előre meghatározott időszakonként. Ez lehet heti, dekád vagy havi gyakoriságú. Az egységek számának elvi határa nincs. A lemezen vagy modemen érkezett adatok betöltése, feldolgozása után boltonként és cég összesen csoportosításban mozgásnemenként és jogcímenként, bizonylat mélységig figyelemmel kísérhető az összes áru- és pénzforgalmi művelet. A betöltött bevételezések képezik a későbbiekben a számla likvidáció egyik oldalát is. (lásd még: adatkapcsolat a központi és áruházi rendszerek között)

Törzsadatok kezelése

Az elszámolt időszakra boltonként és fizetési módonként összesítéseket készít a boltelszámoltatás. Ezek az adatok a boltelszámoltatási rendszerből továbbíthatók a kiskereskedelmi áruforgalmi rendszer felé. A boltelszámoltatási rendszer az áru- és pénzforgalmi mozgásokat boltonként is és cégre vonatkoztatva is összesíti a főkönyv számára.

Adatkezelések

A boltok adatainak átvétele floppy vagy modem segítségével történik. Hiba esetén lehetőséget nyújt a rendszer az adatok kézi felvitelére is. A betöltött adatok ellenőrzés után listán vagy automatikus feladással továbbíthatók a pénzügy, a könyvelés és egyéb rendszerek felé. Miután a rendszerben meghatározható, hogy az aktuális betöltés mely időszakra történjen (betöltési időszak tól -ig), az ellenőrzött időszak lehet egy nap, egy hét, egy dekád vagy egy teljes hónap. Minél nagyobb az adattömeg, célszerű annál kisebb intervallumot választani.

A kiskereskedelmi áruforgalmi rendszer a boltelszámoltatás számára az alábbi adatokat közli:

• időszaki összesített áruforgalmi adatok
• áruforgalmi bizonylatok
• összesített pénzforgalmi adatok
• pénzforgalmi egyéb mozgások

Időszaki összesített áruforgalmi adatok Az összesített áruforgalmi adatok a bolt áruforgalmi jelentése alapján készülnek az adott időszakra, és a bolt készletváltozásait tartalmazzák beszerzési és fogyasztói áron.

Áruforgalmi bizonylatok Az összesített mozgástípusok mögött megjelennek az azok alapjául szolgáló bizonylatok is tételesen és összesítve, boltra és cégre gyűjtve.

Összesített pénzforgalmi adatok Az összesített pénzforgalmi adatok a bolt pénzforgalmi jelentése alapján készülnek az adott időszakra, és a bolt pénztárelszámolását tartalmazzák az alábbi bontásban.

• nyitó pénzkészlet
• készpénz értékesítés
• egyéb növekedés
• egyéb csökkenés
• banki pénzfeladás
• számított záró pénzkészlet
• valós záró pénzkészlet
• hiány
• többlet

Pénzforgalmi egyéb mozgások A pénztár értékesítésen kívüli minden más növekedése és csökkenése jogcímhez kötődik. A kiskereskedelmi rendszer kassza programjában sem kiadás sem bevétel nem könyvelhető le jogcím nélkül. A bolt típusától függ az, hogy milyen jogcímeket használnak. Egy áruházban például, ahol van központi pénztár, a készpénzes vásárlást és a felmerült költségeket a központi pénztárból fizetik. A kassza ebben az esetben csak a vevő visszárut és az előleg visszafizetést kezeli csökkenésként, növekedésként pedig a pénztárhiány befizetést és az előleg befizetést. Az összesítőn ezek a bevételek és kiadások jogcímenként jelennek meg, így segítve az ellenőrzést.

Likvidáció Ez a menüpont tetszés szerint része lehet a boltelszámoltatási vagy a pénzügyi rendszernek is. A boltoktól beérkezett bevételi bizonylatokat és a központban feldolgozott számlákat a bevételezési jegyek száma alapján ütköztetni lehet, majd egyező, nem egyező és tételes listák készíthetők. A számlák felvitelekor megadhatók a számla mellékleteként szereplő szállítólevelek azonosítói, valamint az átvevő bolt száma. Felvitel után a képernyőn ellenőrizhető, hogy mely szállítólevéllel, melyik szállító melyik számlája és melyik bolt, melyik bevét bizonylata áll kapcsolatban. A likvidáció történhet a megadott azonosítók alapján automatikusan vagy kézi azonosítással.

A rendszer az alábbi információkat adja képernyőre vagy nyomtatóra:

• Áruforgalmi bizonylatok boltonként
• Pénzforgalmi egyéb bevételek és kiadások boltonként
• Pénztárjelentés boltonként
• Áruforgalmi jelentés boltonként
• Pénzforgalmi egyéb bevételek és kiadások összesítője
• Áruforgalmi egyéb csökkenések és növekedések összesítője jogcímenként
• Áruforgalmi egyéb növekedések és csökkenések jogcímenként és boltonként tételesen
• Szállítónkénti beszerzések
• Bolti nettó beszerzés
• Áruforgalmi mérlegsoros kimutatás boltonként beszerzési áron
• Áruforgalmi mérlegsoros kimutatás boltonként fogyasztói áron
• Árrés-kimutatás boltonként
• Bolti forgalom beszerzési áron
• Bolti forgalom fogyasztói áron
• Pénztári egyéb költségek és bevételek összesen
• Bolti ÁFA kimutatás
• Havi feladás a könyvelésnek

A rendelkezésre álló áruforgalmi adatok:
(beszerzési és fogyasztói áron)

• nyitókészlet,
• bevételezések,
• szállítói visszáru,
• egyéb növekedések és csökkenések jogcímenként,
• értékesítés ÁFA kulcsonként

A pénzforgalmi adatok tartalmazzák boltonként és összesítve az adott időszak pénztári mozgásait:

• nyitó pénzkészlet,
• készpénz bevétel (értékesítés),
• egyéb növekedés és csökkenés,
• záró pénzkészlet,
• többlet,
• hiány,
• pénzhelyettesítők

Az elszámoltatást támogató fontosabb információs táblák a következők:

• Áruforgalmi bizonylatok boltonként
• Pénzforgalmi egyéb bevételek és kiadások boltonként
• Pénztárjelentés boltonként
• Áruforgalmi jelentés boltonként
• Pénzforgalmi egyéb bevételek és kiadások összesítője
• Áruforgalmi egyéb csökkenések és növekedések összesítője jogcímenként
• Áruforgalmi egyéb növekedések és csökkenések jogcímenként és boltonként tételesen
• Bevételezések szállítónkénti
• Bolti nettó beszerzés
• Áruforgalmi mérlegsoros kimutatás boltonként beszerzési áron és fogyasztói áron
• Árréskimutatás boltonként
• Bolti forgalom beszerzési áron és fogyasztói áron
• Pénztári egyéb költségek és bevételek összesen
• Bolti ÁFA kimutatás
• Időszaki feladás a könyvelésnek

A fentiekből is látható, hogy a nagy bolthálózattal rendelkező cégeknél már évek óta alkalmazott boltelszámoltatási rendszerünk szolgáltatásai minden tekintetben kielégítik az üzletek/áruházak áruforgalmi és pénzügyi elszámoltatásával szemben támasztott követelményeket.